Obsługa abstraktów

Jeden z najbardziej rozbudowanych na rynku systemów do obsługi zgłoszeń prac naukowych

Syskonf jest wyposażony w opcjonalne narzędzia wspomagające organizację konferencji i kongresów naukowych. Moduł obsługi abstraktów dostępny w ramach platformy Syskonf kompleksowo wspiera następujące procesy:

  • przyjmowanie zgłoszeń prac (tzw. „formularz abstraktów”)
  • przydzielanie recenzentów
  • recenzje zgłoszeń
  • kwalifikacje zgłoszeń (przyjęcie, odrzucenie, skierowanie do poprawki)
  • ponowne recenzje i kwalifikacje poprawionych zgłoszeń (opcjonalnie)

System może przetwarzać zgłoszenia prac w dowolnej formie, mogą to być np. abstrakty / streszczenia, pełne artykuły, referaty, prezentacje, materiały do elektronicznych sesji plakatowych, itp.

Na szczególną uwagę zasługują następujące elementy:

  • elastyczna konfiguracja kryteriów recenzji (może być np. wiele ocen cząstkowych, każda o innej wadze) plus opcjonalnie ocena rekomendacyjna
  • możliwość ręcznego wprowadzenia potwierdzonych recenzentów lub wysłania z systemu zaproszeń do grona recenzentów – odbiorcy mają możliwość przyjęcia lub odrzucenia zaproszenia przez link
  • podczas przypisywania recenzentów system podpowiada optymalnych recenzentów dla każdej pracy na podstawie kompetencji tematycznych
  • detekcja konfliktów interesów – zarówno „twardych” – bezpośrednich, jak i „miękkich” – prawdopodobnych
  • dystrybucja mailowych zaproszeń do recenzji następuje po przypisaniu recenzentów i każdy recenzent dostaje tylko jednego maila z linkiem do swojego panelu recenzenta
  • recenzenci nie muszą używać ani pamiętać jakichkolwiek haseł – logują się do panelu recenzji za pomocą spersonalizowanego linka, który już zawiera klucz dostępowy
  • system umożliwia łatwą wysyłkę przypomnień do recenzentów zwlekających z oceną prac (nie częściej niż raz na 24h)
  • na podstawie dokonanych recenzji system umożliwia łatwą kwalifikację prac (przyjęcie / odrzucenie) do sesji danego typu np. ustnej bądź plakatowej lub skierowanie pracy do poprawki
  • system prowadzi rejestr wszystkich operacji dokonanych na każdym ze zgłoszeń, więc organizator dysponuje pełną dokumentacją zmian i operacji
  • system może przetwarzać zgłoszenia prac jednocześnie w kilku językach, np. w języku macierzystym zgłaszającego + w języku angielskim lub języku prezentacji
  • w systemie są dostępne narzędzia eksportu zgromadzonych danych oraz zaawansowany kreator książki abstraktów (abstract book)

Moduł istotnie ułatwia pracę komitetu naukowego / programowego, gdyż większość procesów zachodzących przy obsłudze zgłoszeń jest zautomatyzowana, a te których zautomatyzować nie można, zostały czytelnie usystematyzowane.